Время – монета вашей жизни. Это единственная монета, которая у вас есть, и только вы можете решить, как ее потратить. Будьте осторожны, не позволяйте другим тратить ее за вас.
©️ Карл Сэндберг
Если вы обрели навык работы со списками по примеру из предыдущей главы, то скорее всего заметили следующее: часть запланированных задач постоянно переносится из-за влетевших срочных и важных. Начальник попросил срочно переделать отчет за коллегу, который в отпуске, друг попросил что-то настроить на его новом ноутбуке, … Вроде всем помог, а на свои задачи времени не осталось, знакомо, не правда ли? Давайте попробуем классифицировать типы задач, с которыми мы сталкиваемся, так как для каждого типа требуется свой способ действия.
Важные и срочные - здесь находятся задачи, которые требуют немедленного внимания и имеют высокий уровень важности. Это могут быть кризисные ситуации, дедлайны проектов и неотложные дела. Сразу делаем и добавляем в наш список, что не забыть, если нас кто-то отвлечет. Часто срочные задачи - задачи кого-то другого: руководителя, коллег, родственников. Почему задачи других? Потому что, если бы это была ваша задача, то вы бы выполнили её до того, как она попала в категорию срочных, не так ли? Если мне прилетают такие задачи, и отказать я не могу, то пытаюсь выяснить, насколько она действительная срочная, к какому сроку её нужно сделать и нельзя ли её отложить.
Важные, но несрочные - эти задачи важны для достижения долгосрочных целей, но не требуют немедленных действий. К ним относятся обучение, саморазвитие, планирование и профилактика проблем, движение к нашему видению. Если вы делаете в день хотя бы 2 такие задачи, то за неделю их уже будет 14, за месяц - 60, а за год 720. Хорошо их распланировать, но идеально - сделать их привычкой, как я демонстрирую на своём примере. Одна из моих целей - разговорный английский. Или хотя бы не забыть школьную программу;) Задача важная, но не срочная, поэтому важно её делать каждый день. Она в списке задач так и указана - “Повторить английский”, повторяется каждый день. Она означает, что мне нужно зайти в приложение и потратить около 20 минут на различные задания по повторению слов и правил, пока дневной индикатор не превысит 100%. Тут могу похвастаться, что с весны 2020 года, то есть больше 5 лет у меня было не более 2 дней подряд, когда я бы пропускал или не полностью выполнял ежедневные задания. Ещё один пример, которым могу поделиться - регулярное чтение. Чтобы развиваться непрерывно, нужно много читать (думаю, что это так работает). Задача “Прочитать 1 главу” так же есть каждый день в списке дел. Такого типа задача делать довольно просто, если добираетесь на работу или учёбу на общественно транспорте. Но вы удивитесь, к чему могут привести такие небольшие упражнения за пару месяцев практики вместо чтения новостей или просмотра социальных сетей.
Обязательные, но срочные — это задачи, которые кажутся важными из-за своей срочности, но на самом деле не вносят значительного вклада в достижение целей. Например, телефонные звонки, встречи или рутинная работа. Многие рабочие задачи могут показаться такими, например встречи без четкой цели, куда вас позвали, но больше часа не дают сказать слово. Или отчёт, который вам нужно представлять начальству каждую неделю, но мастерством его создания вы давно овладели, а повторение этого действия не даёт никакого вклада в ваше развитие. Если делегировать их некому, а такая активность является периодической, то её почти всегда можно автоматизировать в какой-то степени. Об том также поговорим далее в книге.
Все остальные - категория включает задачи, которые не приносят никакой пользы независимо от их срочности для кого-либо. Сюда входят развлечения, социальные сети и другие отвлекающие факторы. Мне понравилось название для них - хронофаги или “пожиратели времени”. Их классификацию мы рассмотрим далее в этой книге.
Если объединить все категорию в таблицу, то получится Матрица Эйзенхауэра — один из наиболее популярных инструментов тайм-менеджмента. Он был разработан Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов Америки. Этот метод позволяет эффективно распределять задачи по приоритетам, помогая людям лучше управлять своим временем и достигать поставленных целей. Она представляет собой простой визуальный инструмент, состоящий из четырех квадрантов, каждый из которых соответствует определенной категории задач. Но я позволю себе её немного модифицировать, превратив в таблицу из 9 ячеек.
| Срочные | Несрочные | Периодические | |
|---|---|---|---|
| Важные | 🔥 Приступить немедленно | 📆 Запланировать | 💪 Сделать привычкой |
| Обязательные | 🤝 Приступить или делегировать | ⏳ Отложить до наступления срочности | 🤖 Автоматизировать |
| Остальные | ✋ Отказаться | ✋ Отказаться | ✋ Отказаться |
В следующих главах я постепенно буду рассказывать про планирование, привычки и автоматизацию. Но на текущем этапе для эффективного использования матрицы Эйзенхауэра рекомендуется следовать следующим шагам:
Но текущая книга на своей обложке декларирует советы по продуктивности в цифровом мире, так что же лайфхаками из этого века? Хорошо! Откройте свой смартфон, перейдите в раздел “Экранное время” и посмотрите, какими приложениями в течение дня вы чаще всего пользуетесь. Поместите сценарии, связанные с ними, так же на эту матрицу.
Матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом для повышения личной эффективности и достижения успеха. Она помогает расставлять приоритеты, избегать прокрастинации и сосредоточиться на действительно важных делах, следуя к вашему видению.