Все, что мы можем, — это наблюдать за поведением людей: их планами, решениями и действиями. Попытка интерпретировать действия — догадка, а не надежная оценка.
©️ Эдмондс С. Крис
В 2016 году я впервые узнал о фасилитации на тренинге Дмитрия Лазарева. Это был 3-х дневный тренинг, который был распределён на 3 недели. Это было сделано для того, чтобы участники могли попробовать инструменты, полученные на тренинге, в своей работе и вернутся через неделю к тренеру с обратной связью. Эа эти три дня мы изучили десятки инструментов работы в группах: открытая дискуссия, малые группы, открытое пространство, панельная дискуссия, мозговой штурм, чартрайтинг (навык оперативной визуализации значимой информации), шифратор, аквариум, 1-2-4-all, и много других. Ищите больше инструментов по запросу “фасилитация групп” и “освобождающие структуры”.
Но будьте аккуратные, не все практики могут работать на всех событиях. Один раз был в роли приглашенного фасилитатора, где участниками были руководители высшего звена. Даже при правильно составленном плане и определение цели трудно призвать своих руководителей к дисциплине в силу субординации. Фасилитатор - это роль, заказчик может её дать, а может и забрать. Если у вас забрали роль фасилитатора, то нужно явно это озвучить во время встречи, чтобы передать ответственность за достижение цели.
В разделе 2 мы коснулись темы работы с календарём. В этой главе обсудим, как сделать рабочие встречи с коллегами наиболее эффективными. Чем больше вопросов вы успеете обсудить за одно и то же время, то больше сил и энергии у вас останется на задачи из вашего списка. Не так ли?
Фасилитация встреч — это процесс управления групповыми обсуждениями таким образом, чтобы участники могли свободно выражать свое мнение, совместно решать проблемы и достигать поставленных целей. Цель фасилитации заключается в создании условий, способствующих конструктивной коммуникации, открытому диалогу и эффективной работе группы. То есть набор инструментов, которые помогают группе прийти к цели за отведённое время.
Если вы были на встречах, где проявлялись один или несколько признаков: нет цели, нет повестки, обсуждение ведётся “самыми громкими”, встреча без перерывов “длится вечно”, результаты не фиксируются … То понимаете, зачем нужно фасилитация. Фасилитатор - это роль, которая готовит ко встрече инструменты и участников, а также проводить саму встречу наиболее эффективным способом. Наиболее близкой в бытовом понимании является роль ведущего праздников - спланировать, организовать и провести так, чтобы гости остались довольны. Далее я расскажу про некоторые инструменты фасилитации, которые могут вам помочь. Но с чего начать подготовку ко встрече?
Эмпирическое правило говорит, что подготовка ко встрече или мероприятию должна занять в 2 раза больше времени, чем само это мероприятие. На какие вопросы нужно ответить заранее:
В зависимости от ответов на эти вопросы формируется план встречи, выбирается время и продолжительность её проведения. Идеально, если фасилитатор и заказчик - разные люди. Таким образом заказчик может участвовать во встрече в качестве участника, не боясь за следование плану. Цель встречи и её план должны быть указаны в приглашении на встрече, также часто от фасилитатора может потребоваться лично подтвердить желания и готовность принять участие во встрече ключевых участников. Но как провести встречу?
Встречу стоит начинать с небольшой паузы в 2-3 минуты, чтобы участники могли собраться и переключить внимание на текущую повестку. Заказчик встречи, если он присутствует, должен озвучить цель и критерии её приёмки, отвечает на вопросы участников. Это, как правило, короткая часть в формате открытого обсуждения, но уже на этом этапе участником стоит объяснить правила, что, например, вопросы мы задаём в порядке очереди после поднятия руки настоящей или виртуальной (если встреча онлайн).
Как сказал кто-то из коллег: “Если вы заперли людей в аудитории, то сразу дайте ответы на 2 вопроса: когда их будут кормить и когда их отпустят”. Если встреча планируется больше 1.5 часов, то обязательно планируется перерывы каждый час по 5-10 минут. Если событие занимает целый день, обязательно выделили время под обед и кофе-брейки. Иногда полезно организовать совместный кейтеринг для участников, чтобы они могли продолжить обсуждение в более непринуждённой обстановке.
После оглашения плана переходите к первому вопрос. Если количество участников на вашей встрече не более 10 человек, то рекомендую сразу фиксировать все договорённости на флипчарте или электронной доске в зависимости от типа встречи. Это убивает сразу 2-х зайцев: даёт всем участником однозначное понимание предмета договорённости, которое можно моментально скорректировать, а также позволяет сэкономить время на заполнение отчёты или “минуток”. Если количество участников встречи более 10, то я рекомендую использовать разные форматы вовлечения. Даже целесообразным будет пригласить опытного фасилитатора, которые сможет подобрать инструменты под конкретный запрос.
Также рекомендую на каждый пункт плана ставить таймер с обратным отсчётом, который будет доступен для всех участников. Такой таймер не даёт участникам “растекаться” мыслями, как бы напоминая, что время течёт безвозвратно.
Как закрыть встречу? Встречу нужно завершать в любом случае за несколько минут до истечения времени, даже если не на все вопросы были получены ответы. Участникам предлагается посмотреть на сформированные договорённости и запланировать дальнейшие шаги по данному вопросу. Это позволит исключить недопонимания и обеспечит прозрачность дальнейших шагов.
Что нужно предусмотреть для онлайн встреч? С 2020 года онлайн встречи стали значимым инструментом для большего количества команд. Если вы преимущественно работаете из дома, то вернитесь к предыдущей главе про создание рабочего пространства дома, если её пропустили.
Я рекомендую вдохновлять людей включать камеры на таких встречах, трудно не предаться унынию от “чёрных говорящих квадратов” 8 часов в день. Также рекомендую использовать сервисы онлайн-досок, где участники могут сами что-то прокомментировать или за что-то проголосовать. Вовлечённость это то, что часто не хватает на таких встречах, но подобные сервисы могут это компенсировать.
В онлайне есть пассивный инструмент участия, такой как чат. Используя чат, вы можете просить участников в тот или другой момент времени просто ставить “+” иил “-“, чтобы понять их мнение по какому-либо вопросу. Но можно использовать и более сложные вопросы, например “Поставьте в чате число от 1 до 5, на сколько текущая встреча достигла заявленных целей? Где 1 - совершенно не достигла, а 5 - превзошла мои ожидания.” Почти как в игре “Кто хочет стать миллионером”, но это работает!
Эффективное проведение встреч требует тщательной подготовки и внимательного подхода. Четко сформулированная цель, продуманная повестка дня, участие нужных специалистов и грамотное управление процессом обсуждения способствуют достижению лучших результатов. Регулярное соблюдение простых правил позволит значительно повысить качество проводимых мероприятий и положительно скажется на эффективности всей команды. Фасилитация помогает организовать эффективную работу группы, способствует созданию инноваций и улучшению качества принимаемых решений. А самое главное - экономит время и силы! Инструментов фасилитации несколько десятков, их применимость зависит от целей, размеры группы и сложности обсуждаемых вопросов. Большинство инструментов подходят, как для очных встреч, так и для онлайн встреч.